Offerte schreiben im Handwerk – so gewinnst Du mehr Aufträge

Die Offerte entscheidet, ob du den Auftrag bekommst – und ob du daran verdienst. Beides geht schief, wenn du sie zwischen zwei Baustellen aus einer alten Word-Datei zusammenkopierst. So baust du Offerten, die gewinnen und rechnen.

Aufbau einer professionellen Offerte

Eine Offerte, die durchgeht, enthält:

• Klare Leistungsbeschreibung – Positionen einzeln, mit Menge, Einheit und Einheitspreis
• Abgrenzung: was nicht enthalten ist (Gerüst, Entsorgung, Malerarbeiten …). Das verhindert die meisten Streitigkeiten.
• Termine: voraussichtlicher Beginn und Dauer
• Preisangabe – Pauschale oder Regie klar gekennzeichnet
• MWST separat ausgewiesen
• Gültigkeitsdauer der Offerte
• Zahlungskonditionen

Die wichtigste Zeile jeder Offerte ist die, in der steht, was nicht drin ist.

Richtig kalkulieren

Der häufigste Kalkulationsfehler im Handwerk ist ein zu tiefer Stundensatz – weil nur der Lohn gerechnet wird. Was tatsächlich reingehört:

• Bruttolohn plus Sozialkosten (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, FAK) – in der Schweiz je nach Betrieb rund 20–30 % Aufschlag
• Unproduktive Zeit: Ferien, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, Fahrzeiten, Werkstattzeit
• Gemeinkosten: Fahrzeuge, Werkzeug, Miete, Versicherungen, Administration
• Gewinnmarge – kein Bonus, sondern die Voraussetzung dafür, dass du investieren kannst

Rechne den Stundensatz einmal sauber durch und leg ihn fest. Wer bei jeder Offerte neu schätzt, unterbietet sich selbst. Die Grundlage dafür sind die echten Projektzeiten aus deiner Zeiterfassung – nicht das Gefühl vom letzten Jahr.

Rechtliche Punkte

• Verbindlich oder unverbindlich? Eine Offerte ohne Vorbehalt ist grundsätzlich verbindlich. Willst du dir Anpassungen offenhalten, muss das ausdrücklich drinstehen (z. B. „unverbindlich“ / „freibleibend“).
• Gültigkeitsdauer: ohne Befristung bist du unter Umständen länger gebunden, als dir lieb ist. Setze eine Frist.
• Kostenvoranschlag ≠ Pauschale: Bei einem Kostenvoranschlag nach OR 375 darf eine erhebliche Überschreitung Konsequenzen haben. Kennzeichne klar, was du anbietest.

Das ersetzt keine Rechtsberatung – bei grösseren Projekten lohnt sich ein Blick von einer Fachperson auf die eigenen Offertvorlagen.

Aus der Offerte direkt zum Auftrag und zur Rechnung

Der grösste Zeitfresser ist nicht das Schreiben der Offerte, sondern das Wiederabtippen: Aufmass → Offerte → Auftrag → Rapport → Rechnung. Fünfmal dieselbe Position.

Sauber gelöst sieht das so aus: Du nimmst das Aufmass mobil beim Kunden auf, erzeugst daraus die Offerte, und bei Zuschlag läuft der Auftrag mit denselben Daten weiter bis zur Rechnung. Keine Übertragung, kein Zahlendreher.

Offerte, Kostenvoranschlag oder Pauschale – der Unterschied zählt

Die drei Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen, haben aber unterschiedliche Folgen:

• Pauschalpreis / Festpreis: Du nennst einen Preis und stehst dazu. Wird es teurer, ist das dein Risiko. Wird es günstiger, dein Gewinn.
• Kostenvoranschlag (ungefährer Ansatz, OR 375): Eine Schätzung. Wird sie unverhältnismässig überschritten, kann die Bauherrschaft vom Vertrag zurücktreten oder eine Herabsetzung verlangen. Deshalb: informiere sofort, sobald sich eine erhebliche Überschreitung abzeichnet – nicht erst mit der Schlussrechnung.
• Regie: Abrechnung nach effektivem Aufwand. Erfordert lückenlose Rapporte – sonst wird jede Position diskutiert.

Schreib auf die Offerte, welche der drei Varianten gilt. Ein Satz, der dir später eine Auseinandersetzung erspart.

Nachfassen – der unterschätzte Hebel

Die meisten Betriebe schicken die Offerte und warten. Dabei liegt genau hier der günstigste Umsatz: Ein Anruf drei bis fünf Tage nach dem Versand kostet dich fünf Minuten und erhöht die Abschlussquote spürbar.

Frag nicht „Haben Sie sich schon entschieden?“ – das lädt zum Nein ein. Frag: „Ich wollte kurz hören, ob die Offerte so verständlich war, oder ob eine Position unklar ist.“ Damit öffnest du ein Gespräch statt eine Entscheidung.

Häufige Fragen

Wie schnell sollte eine Offerte beim Kunden sein?

So schnell wie möglich. Im Privatkundengeschäft gewinnt sehr oft schlicht der Betrieb, der zuerst offeriert – nicht der günstigste.

Soll ich meinen Stundensatz in der Offerte ausweisen?

Bei Regiearbeit ja, sonst ist die Abrechnung später nicht nachvollziehbar. Bei Pauschalen genügt der Gesamtpreis pro Position.

Was tun, wenn der Kunde nachverhandeln will?

Nicht am Preis drehen, sondern am Leistungsumfang. Wer den Preis senkt, ohne Leistung zu streichen, verschenkt seine Marge – und signalisiert, dass die erste Zahl gepolstert war.